Dobra organizacja pracy pomaga zwiększyć efektywność i zaoszczędzić czas. Sprytny plan, odpowiednie przygotowanie oraz skuteczne narzędzia pozwolą w jak największym stopniu wykorzystać godziny poświęcone na obowiązki zawodowe. Coraz więcej z nich wykonujemy przecież za pomocą aplikacji, używanie telefonu jest koniecznością. Jednak w jaki sposób korzystać z niego tak, by pracę wspierał, a nie ją utrudniał?
Nawyki, które pomagają
Sprawna organizacja pracy polega przede wszystkim na wypracowaniu dobrych nawyków. Trzeba zdawać sobie sprawę, że wartość ma każda minuta, a oszczędzanie czasu i energii podczas pracy umożliwi wykonanie większej liczby zadań w takim samym okresie. Warto przygotować plan działania, podzielić obowiązki na kilka partii oraz ustalić priorytety – specjaliści radzą, żeby zaczynać od najbardziej wymagających zadań. Trzeba zadbać o porządek w miejscu pracy oraz o przerwy.
Rozpraszające powiadomienia
Poważnym utrudnieniem są różnego typu powiadomienia, które rozpraszają i odciągają uwagę od obowiązków. Problematyczne są komunikaty z aplikacji, skrzynki mailowej, wiadomości tekstowe oraz telefony. Na powiadomienia przerywające zawodowe obowiązki narażone są nie tylko osoby, które pracują przy biurku – wiele wiadomości odbieramy na smartfonach. Duża ilość komunikatów zabiera energię, a sprawdzanie aktualizacji jest czasochłonne.
Jak skutecznie zarządzać powiadomieniami?
Ciekawym rozwiązaniem problemu nadmiaru informacji jest (paradoksalnie) skorzystanie ze specjalnych aplikacji. Ich zadaniem jest na przykład blokowanie stron, z których nie chcemy korzystać w czasie pracy oraz wyciszanie powiadomień. Najprostszym sposobem jest wyciszenie lub wyłączenie telefonu, jednak nie zawsze będzie to skuteczna metoda – trzeba też uwzględnić, że wiele osób potrzebuje do pracy smartfona. Różne systemy operacyjne mają swoje mechanizmy, które pozwalają na kontrolowanie powiadomień z poszczególnych aplikacji – z poziomu interfejsu telefonu użytkownik może określić, jakie komunikaty chce otrzymywać. Dodatkowo istnieje możliwość zmiany sposobu sygnalizowania powiadomień oraz ustalenie ważności różnego typu wiadomości.
Z pomocą przychodzą aplikacje!
Zarządzanie powiadomieniami ułatwimy sobie dzięki specjalnym aplikacjom, np. BreakFree, Forest, Dinner mode. Oprogramowanie zainstalowane w telefonie pozwoli ograniczyć liczbę wiadomości. Niektóre z nich wyposażone są w funkcjonalność blokowania sygnałów z mediów społecznościowych i komunikatów, które nie są niezbędne podczas pracy. Radykalnym podejściem jest całkowita blokada rozrywkowych aplikacji. Wyłączając niepotrzebne „rozpraszacze”, jesteśmy w stanie lepiej skupić się na obowiązkach. To mała zmiana pozwalająca skupić energię i uwagę na ważnych zadaniach.
