Backup pozwala na zabezpieczenie firmowych danych na nośniku innym, niż dysk twardy. Dzięki niemu w kłopotliwej sytuacji, jaką jest utrata danych spowodowana awarią komputera, kradzieżą sprzętu komputerowego, pożarem, skutkami wyładowań atmosferycznych – można spokojnie odzyskać dane i kontynuować prace.
Jak często robić backup danych? Jeżeli wykonaliśmy backup danych (kopie zapasową) a następnie utracimy dane zanim kolejny raz zostanie wykonany backup, to ta część danych która została wprowadzona do bazy danych po ostatniej kopii zostanie utracona. W zależności od ilości danych jaka jest wprowadzana do systemu każdego dnia tyle zapisów będziemy musieli wprowadzić ręcznie do bazy danych z kopii dokumentów, z pamięci i z innych źródeł. Tak więc im więcej danych wprowadzanych jest do systemu każdego dnia tym częściej powinien być wykonywany backup danych.
Najbezpieczniejszą metodą tworzenia backupu jest ciągłe robienie kopii zapasowych nowych danych za pomocą odpowiedniego programu. Kopię całego dysku wykonuje się znacznie rzadziej. Wielu użytkowników używa krótkotrwałych kopii zapasowych plików, które zapisują się automatycznie na jednym z nośników. Można archiwizować także te pliki, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania programów, a mniej ważne pozostawić bez ochrony.
Jednym z zaleceń Urzędu Skarbowego jest wykonywanie kopii zapasowych faktur elektronicznych raz na tydzień i taki odstęp czasu jest dobrym rozwiązaniem. Jeśli mamy zapasowy dysk, połączony z programem do automatycznego tworzenia kopii zapasowych, to możemy spać spokojnie. Do tworzenia kopii zapasowych używa się zarówno programów darmowych, jak i płatnych. Te drugie mają znacznie większe możliwości i gwarantują pełne bezpieczeństwo.
Większość usług tworzenia kopii zapasowych pozwala na skonfigurowanie backupu naszych danych w określonym przedziale czasu.
