Moduł został zaprojektowany jako wygodne narzędzie za pomocą którego Przedsiębiorstwo Komunalne może komunikować się ze swoimi klientami i pracownikami – w celu sprawnego przekazywania oraz pozyskiwania informacji. Całość narzędzia składa się z dwóch modułów:
• IBOK Administrator
• IBOK Portal
Internetowe Biuro Obsługi Klienta zaprojektowane zostało jako praktyczne narzędzie dzięki któremu Przedsiębiorstwo Komunalne ma możliwość porozumiewania się z klientami oraz pracownikami, sprawnie przekazując oraz pozyskując niezbędne informacje. System składa się z dwóch modułów:
IBOK Administrator – Moduł dostępny jedynie dla pracowników przedsiębiorstwa pozwalający na zarządzanie zawartością i wyglądem IBOK Portal. Umożliwia on ustalanie harmonogramów publikacji komunikatów i dokumentów a także nadzorowanie serwisu internetowego;
IBOK Portal – Ogólnodostępny serwis internetowy, który zawiera dodatkową, wydzieloną strefę przeznaczoną tylko dla pracowników oraz klientów Przedsiębiorstwa Komunalnego. Korzystanie z serwisu umożliwia każde urządzenie z dostępem do Internetu oraz przeglądarki internetowej (np. komputery stacjonarne, notebooki, PDA czy telefony komórkowe);
IBOK Administrator jest zgodne i kompatybilne z systemem GW-Max (również w warstwie interfejsu użytkownika), dzięki czemu obsługa modułu jest niezwykle prosta oraz intuicyjna.
Funkcjonalność modułu Administrator w Internetowym Biurze Obsługi Klienta obejmuje:
- Bieżące informowanie o istotnych zdarzeniach. Udostępnianie dokumentów, które są wzorami aktualnie stosowanych w placówce druków (np. wniosek o wydanie warunków lub podłączenie do sieci, wzory umów, wymagania dot. montażu wodomierza, instrukcje itp.);
- Definiowanie harmonogramów publikacji dokumentów lub komunikatów (oddzielnie dla każdego dokumentu);
- Rozbudowa zawartości portalu przy pomocy “wstawek” zawierających dodatkowe dane wprowadzane bezpośrednio przez pracowników;
- Analizę Dziennika Zdarzeń – podstawowych operacji (logowanie, przeglądanie, pobieranie czy generowanie) w obrębie systemu. Pozwala to na szybkie wykrywanie ewentualnych problemów. Wszystkie zapisy w dzienniku zawierają informacje o typie oraz treści zdarzenia wraz ze stemplem czasowym jego wystąpienia oraz dokładne dane o użytkowniku bądź komputerze, który takie zdarzenie spowodował.
4 strefy w IBOK portal:
Strefa publiczna IBOK
umożliwia wszystkim użytkownikom Internetu szybki i łatwy dostęp do informacji udostępnianych przez Przedsiębiorstwo Komunalne. Strefa publiczna w Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta zawiera takie elementy, jak:
- Bieżące komunikaty dotyczące funkcjonowania zakładu (informacje o konieczności zmiany umowy, zmianę godzin funkcjonowania zakładu, kasy itp.);
- Komunikaty eksploatacyjne (o ewentualnych ograniczeniach w dostawie wody, o dostawach wody w beczkowozach, o planowanych remontach sieci wodociągowej, o występujących awariach);
- Wzory aktualnie stosowanych dokumentów (np. wniosek o wydanie warunków czy podłączenia do sieci, wzory umów, wymagania dotyczące montażu wodomierza, instrukcje). Udostępniana dokumentacja jest możliwa do pobrania i wykorzystania po wypełnieniu jej przez kontrahenta;
- Narzędzia pozwalające na wysyłanie przez użytkowników zgłoszeń eksploatacyjnych (na temat bieżącego funkcjonowania sieci lub problemów w dostawach wody);
- Dane teleadresowe przedsiębiorstwa;
- Narzędzia diagnostyczne.
Strefa klienta
jest dostępna wyłącznie dla klientów Przedsiębiorstwa Komunalnego i zawiera:
- Formularz zgłoszenia odczytu;
- Podgląd i wydruk poszczególnych faktur;
- Dane adresowe klienta oraz wszystkich obiektów i usług podlegających rozliczeniu – pozwala to sprawnie wykrywać ewentualne niezgodności.
- Aktualne dane o stanie należności;
- Informacje o sposobie rozliczeń (ryczałt, wodomierz), zakresie rozliczeń (woda, ścieki, opłata stała) oraz aktualne pozycje cennika, według których kontrahent jest rozliczany, w przypadku rozliczeń typu „wod-kan”;
- Normę ryczałtową i dzień, do kiedy ryczałt został rozliczony lub, w przypadku rozliczeń prowadzonych wg wskazań wodomierza, ukazany jest ostatni odczyt stanu wodomierza wraz z datą;
- Harmonogram wywozu odpadów (jeśli świadczona jest usługa wywozu śmieci);
- System wspomagający proces uregulowania faktury – w Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta możliwe jest także wygenerowanie oraz wydruk przekazu lub przygotowanie danych niezbędnych do przelewu elektronicznego, które następnie należy wprowadzić w odpowiednie pola formularza przelewu na stronie banku;
- Formularz zgłoszeń eksploatacyjnych.
Strefa pracownika
udostępniana jest wybranym pracownikom Przedsiębiorstwa Komunalnego po zalogowaniu się w systemie. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta daje pracownikom, Pracownicy w zależności obejmowanego stanowiska, możliwość:
- Zdalnego przeglądania wybranych zasobów ukazujących infrastrukturę sieci (domiary zasuw, parametry rurociągów, studzienek kanalizacyjnych, przyłączy oraz wodomierzy);
- Pobierania oraz zwracania paczek danych z zestawów inkasenckich;
- Pobierania oraz rozliczania zleceń na wywóz nieczystości beczkowozem, instalacje wodomierzy, usuwanie napotkanych awarii oraz inne działania;
- Zdalnego obsługiwania terminarza (lista wszystkich terminowych spraw, zadań własnych i zleconych z podziałem na zaległe, bieżące, przyszłe i archiwalne). Możliwe jest ponadto dopisywanie nowych zadań do terminarza własnego, zlecanie spraw do załatwienia podległymi współpracującym pracownikom, zmiana stanu realizacji zadania oraz dopisywanie komentarzy;
- Generowania oraz weryfikacji indywidualnych kont użytkowników (klientów i pracowników) systemu IBOK.
Strefa mobilnego pracownika
pozwala osobom znajdującym się w terenie (m.in. inkasenci, monterzy czy też pracownicy służb technicznych) na szybki dostęp do wszystkich potrzebnych danych. Dzięki temu modułowi w Internetowym Biurze Obsługi Klienta mają oni równoprawny wgląd w istotne informacje, niezależnie od miejsca, w jakim aktualnie pracują.
