Skuteczna komunikacja to podstawa dobrej współpracy w wielu dziedzinach, także w relacjach między klientem a przedsiębiorstwem. W przypadku przedsiębiorstw komunalnych bardzo istotne jest, żeby usługobiorcy mieli dostęp do aktualnych komunikatów oraz możliwość szybkiego zgłoszenia ewentualnych awarii i problemów.
Takim celom w przedsiębiorstwie służy biuro obsługi klienta. Jednym z popularnych modeli jest organizacja takiej jednostki w formie telefonicznej, jednak ciekawym rozwiązaniem może okazać się Internetowe Biuro Obsługi Klienta. Dostęp do sieci jest coraz bardziej powszechny i wiele spraw użytkownicy mogą przeprowadzić drogą internetową.
W jaki sposób działa Internetowe Biuro Obsługi Klienta?
Internetowe Biuro Obsługi Klienta, które działa w ramach systemu GW-Max – oprogramowania dla przedsiębiorstw działających w branży komunalnej, podzielone jest na dwa segmenty:
- IBOK Administrator,
- IBOK Portal.
Pierwszy z nich przeznaczony jest dla pracowników przedsiębiorstwa i umożliwia zarządzanie wyglądem oraz treściami umieszczonymi na IBOK Portal – części serwisu kierowanej do klientów firmy.
Jakie informacji znajdą w IBOK użytkownicy?
IBOK zapewnia klientom przedsiębiorstwa komunalnego dostęp do istotnych treści o każdej porze, również poza godzinami pracy firmy. Informacje są dostępne dla nich we wszystkich miejscach, w których mają dostęp do internetu oraz na różnych urządzeniach, z których korzystają na co dzień – zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i na sprzęcie przenośnym, takim jak laptop, tablet i telefon komórkowy. Klienci przedsiębiorstwa, podczas korzystania z IBOK, mogą samodzielnie wybierać informacje, które są dla nich interesujące i nie muszą obawiać się, że przez przypadek pominą ważny komunikat.
- Użytkownicy Internetowego Biura Obsługi Klienta mogą bez wychodzenia z domu pobrać dokumenty.
- Nie muszą odwiedzać stacjonarnego biura, aby odebrać druki – wystarczy, że wydrukują je we własnym zakresie, a siedzibę firmy odwiedzą tylko w celu złożenia dokumentów. W ten sposób klienci oszczędzają czas i ograniczają formalności.
- Z IBOK dowiedzą się także o zasadach funkcjonowania przedsiębiorstwa, co pozwoli im lepiej zaplanować wizytę w stacjonarnym biurze.
Szybka reakcja na awarie
Dzięki IBOK klienci szybko dowiedzą się o awariach, planowanych remontach, ograniczeniach w dostawach wody i o innych tego rodzaju zdarzeniach. To wygodniejsza dla nich forma, niż na przykład kartki zawieszone na klatce schodowej albo drzwiach do domu (są łatwe do przeoczenia). Dzięki temu klienci są dobrze poinformowani i mogą w odpowiedni sposób przygotować się na różne ewentualności. Warto dodać, że Internetowe Biuro Obsługi Klienta można wykorzystać również do szybkiego zgłoszenia problemów, co przyczynia się do ich sprawniejszego rozwiązania. W strefie klienta IBOK użytkownicy mają stały dostęp do swoich danych, rozliczeń i kalendarza usług. Wszystkie te opcje służą wygodzie klienta, który na pewno doceni, jak wiele kwestii może zostać zrealizowanych zdalnie.
