IBOK, czyli Internetowe Biuro Obsługi Klienta, to narzędzie przeznaczone do komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwem komunalnym a klientami. IBOK znajduje również zastosowanie w kontakcie z pracownikami przedsiębiorstwa. Internetowe Biuro Obsługi Klienta to moduł obsługiwany w ramach Systemu GIGA-WODOCIĄGI-MAX. System GW-Max przeznaczony jest do zarządzania przedsiębiorstwami z branży wodno-kanalizacyjnej oraz komunalnej. Z jego pomocą prywatne i publiczne organizacje mogą skutecznie rozliczać zużycie mediów, a także sprawnie administrować procesami wewnątrz jednostki. System GW-Max zbudowany jest z modułów obsługujących różne obszary działalności przedsiębiorstw z branży komunalnej oraz wodno-kanalizacyjnej. Do jego funkcjonalności należą między innymi Obieg Dokumentów, obsługa zestawów inkasenckich, prowadzenie księgowości, rozwiązania przeznaczone do zarządzania gospodarką wodomierzową i wywozem odpadów, a także Internetowe Biuro Obsługi Klienta.
Dla pracowników i dla klientów
IBOK podzielony jest na dwa narzędzia, które ułatwiają efektywne przekazywanie ważnych dla klientów i pracowników informacji. Jednym z modułów jest IBOK Administrator, a drugim – IBOK Portal. Do IBOK Administrator dostęp mają tylko pracownicy. Z poziomu tego modułu upoważnieni pracownicy mogą na bieżąco zarządzać wyglądem IBOK Portal oraz publikować istotne dla klientów wiadomości i dokumenty. Zaletą tego narzędzia jest prostota i funkcjonalność. Obsługa IBOK Administrator nie wymaga profesjonalnych umiejętności technicznych. Poza publikacją komunikatów i druków, moduł IBOK Administrator pozwala tworzyć harmonogramy publikacji poszczególnych treści oraz zamieszczać na portalu dodatkowe elementy. Ważną funkcją jest Analiza Dziennika Zdarzeń, która daje dostęp do listy operacji wykonywanych przez użytkowników oraz podgląd zdarzeń.
IBOK Portal jest ogólnodostępny dla każdego użytkownika internetu, posiada jednak części specjalnie wydzielone dla klientów oraz pracowników. Z IBOK Portal mogą korzystać użytkownicy komputerów stacjonarnych oraz użytkownicy urządzeń przenośnych – laptopów, tabletów oraz telefonów komórkowych. Wymagany jest dostęp do sieci internetowej. IBOK Portal podzielony jest na kilka stref. W części publicznej znajdują się aktualności, informacje o przedsiębiorstwie, wzory dokumentów i inne podstawowe dane. Oprócz tego każdy klient ma dostęp do swojego konta oraz prywatnych informacji na temat odczytów, płatności, harmonogramów i formularzy. Kolejne poziomy IBOK Portal to strefa pracownika oraz strefa pracownika mobilnego, które umożliwiają obsługę serwisu i dostęp do potrzebnych informacji.
