Zakres funkcjonowania systemów klasy ERP można określić terminem „zarządzanie zasobami organizacji”. Obejmuje on swoim zasięgiem zdecydowaną większość działań, jakie zazwyczaj odbywają się w firmie, co oznacza, że za pomocą tego narzędzia można nadzorować oraz planować praktycznie na każdy aspekt jej funkcjonowania. Oznacza to, że zintegrowane systemy ERP potrzebują przede wszystkim niemałej mocy obliczeniowej serwerowych procesorów oraz znacznej ilości pamięci operacyjnej.
Dzieje się tak ze względu na daleko posuniętą funkcjonalność ERP. Zaplanowanie oraz kontrola produkcji, dystrybucja wytworzonych dóbr, gospodarka magazynowa, księgowość, finanse, rachunkowość, kadry, płace, prognozowanie – czyli to wszystko, czym musiały zajmować się sztaby ludzi, jest dostępne dzięki jednemu, zaawansowanemu systemowi ERP. Nic zatem dziwnego, że zintegrowanie powyższych działań wymaga stosunkowo dużej mocy obliczeniowej komputerów. Samo wygenerowanie raportu wykorzystującego dane pochodzące z kilku działów potrafi zablokować cały system na długi czas. Oczywiście dzieje się tak wyłącznie w przypadku starszych, niezbyt wydajnych serwerów. Te nowsze radzą sobie z takim obciążeniem dość dobrze.
Poza tym ERP pozwala na daleko posuniętą współpracę pomiędzy poszczególnymi działami organizacji. Dostęp do konkretnych informacji jest natychmiastowy, co znacznie przyspiesza procesy decyzyjne, jakie mają miejsce w danej firmie, a dzięki temu obniża koszty jej funkcjonowania. Ponadto dobrze skonfigurowany system ERP daje dostęp do wszystkich koniecznych dokumentów związanych z działalnością przedsiębiorstwa – od faktur czy rachunków począwszy, a skończywszy na rocznych bilansach.
Należy również pamiętać, że implementacja systemu klasy ERP musi za sobą pociągnąć zmiany strategii biznesowej firmy. Jest to bardzo zaawansowane narzędzie i pełne wykorzystanie jego możliwości jest możliwe jedynie wtedy, gdy kierownictwo firmy doskonale wie, jakiego oczekuje efektu. Zakup systemu ERP tylko po to, żeby korzystać z niego jak ze skomplikowanej bazy danych, pomijając przy tym możliwości planowania lub nadzorowania, jakie ten system daje, z biznesowego punktu widzenia jest po prostu nieopłacalny.
