Kasa fiskalna, której prawidłowa nazwa brzmi „kasa rejestrująca”, jest elektronicznym urządzeniem zapamiętującym obrót oraz kwoty podatku od sprzedaży detalicznej. Generalnie kasy fiskalne dzieli się na najczęściej spotykane kasy ECR (Electronic Cash Register), POS/EPOS (Electronic Point od Sale), terminale kasowe, drukarki fiskalne oraz kasy komputerowe. Modele, które są w użyciu w Polsce, wyposażone są w tzw. pamięć fiskalną, czyli pamięć, w której po zakończeniu doby sprzedaży automatycznie zapisuje się łączna kwota netto, brutto, podatek według aktualnie obowiązujących stawek VAT oraz łączna kwota podatku. Wszystkie te dane trafiają do dobowego raportu fiskalnego, który jest zapisany w pamięci kasy bez możliwości jego zmiany.
Najczęściej spotykane kasy fiskalne posiadają zaprogramowaną pełną bazę towarów. Jest to zazwyczaj lista kodów oraz nazw poszczególnych towarów, zawierająca również ceny, stawki podatku oraz odpowiednie kody kreskowe. Tego typu dane są wprowadzane za pomocą komputera PC. Podczas transakcji, np. w sklepie, kasjer wprowadza kod danego towaru klawiaturą numeryczną, ewentualnie skanuje kod kreskowy towaru, a urządzenie odnajduje odpowiednie dane w swojej pamięci i drukuje je na paragonie. Po wszystkim transakcja zostaje zapisana w pamięci urządzenia. Warto pamiętać, że kasa fiskalna drukuje dwa egzemplarze paragonu: jeden dla klienta, a drugi dla podatnika. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której każda transakcja zapisywana jest w formie elektronicznej, na przykład podczas używania kasy POS – wówczas drukowany jest jeden paragon. Najczęstszym rodzajem drukarki spotykanym w kasach fiskalnych jest drukarka termiczna.
