Zasada działania czytnika kodów kreskowych (zwanego również skanerem kodów) jest stosunkowo prosta. Z czytnika wychodzi cienka wiązka (lub kilka wiązek) lasera. Światło lasera padając na kod kreskowy albo się od niego odbija, albo zostaje pochłonięte, w zależności od miejsca, na które pada. Wiązka zostaje pochłonięta, gdy pada na czarne linie kodu. Gdy pada na białe, odbija się, a następnie wraca z powrotem do czytnika. Tak odbite światło trafia na specjalny fotodetektor, który następnie przetwarza je na impulsy elektryczne, będące w rzeczywistości zakodowanymi informacjami. Długość czasu trwania impulsów zależna jest od grubości linii kodu kreskowego. Informacje są odczytywane przez specjalny dekoder, a następnie – już jako konkretne cyfry, litery lub inne znaki – trafiają do komputera. Istnieją specjalne czytniki kodów kreskowych, które zamiast wiązki laserowej wysyłają zwykłe światło, pochodzące z diod. Tego typu urządzenia stosowane są w tych miejscach, w których naświetlenie laserem mogłoby spowodować uszkodzenie oznaczonego danym kodem przedmiotu. Warto pamiętać, że nie należy własnoręcznie demontować lub naprawiać tradycyjnego czytnika laserowego, ponieważ wiązka laserowa skierowana przez nieuwagę na oczy może spowodować nieodwracalne uszkodzenia wzroku.
