Zgodnie z treścią artykułu 111, ustęp 1 ustawy o podatku od towarów i usług z marca 2004 roku, podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów lub świadczy odpłatne usługi wobec osób fizycznych, które takiej działalności nie prowadzą (ustawa wspomina również o rolnikach ryczałtowych), jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji. Do rejestrowania tego rodzaju transakcji służy kasa fiskalna.
Zanim wprowadzono obecnie obowiązujące przepisy, obowiązek posiadania takiego urządzenia nie był powszechny. Obecnie kasa fiskalna jest niezbędnym elementem prowadzenia działalności handlowej lub usługowej. Jednocześnie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z grudnia 2017 roku, istnieją wyjątki od konieczności posiadania kasy fiskalnej. Z obowiązku takiego zwolnieni są na przykład płatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą wykonując czynności zwolnione z ewidencjonowania.
Jeśli działalność oparta jest na dwóch rodzajach czynności, czyli zarówno zwolnionych, jak i podlegających ewidencjonowaniu, zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej obowiązuje wyłącznie w sytuacji, w której sprzedaż niewymagająca rejestrowania stanowiła ponad 80% działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę.
W związku z tym kasy fiskalnej nie muszą posiadać osoby, które na przykład prowadzą czynności notarialne, oferują usługi telekomunikacyjne lub usługo ubezpieczeniowe i finansowe (z wyjątkiem usług dotyczących wymiany walut) lub osoby obsługujące rynek nieruchomości (podstawą zwolnienia jest całościowe udokumentowanie przez fakturę).
Jakie są konsekwencje braku kasy fiskalnej u przedsiębiorców, na których prawo nakłada obowiązek jej posiadania?
Kwestia ta została opisana w artykule 111, ustęp 2 wspomnianej już ustawy o podatku od towarów i usług z 2004 roku. Jeżeli przedsiębiorca nie zarejestruje kasy fiskalnej, organ podatkowy może ukarać go nałożeniem dodatkowego zobowiązania podatkowego. Takie „nadprogramowe” zobowiązanie wynosi 30% z kwoty podatku, który został naliczony od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania towarów i usług przy pomocy kasy fiskalnej.
Przepis ten nie ma zastosowania wobec płatników, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a także wobec spółek, których dotyczy Kodeks karny skarbowy. Przedsiębiorca straci również prawo odliczenia kwoty za zakup urządzenia rejestrującego, czyli ulgi za zakup kasy, która wynosi 90% kwoty jej zakupu (do 700 złotych).
