Istnieje kilka czynników, które decydują o pomyślnym wdrożeniu danego systemu. Za czynnik podstawowy uznaje się porozumienie zainteresowanych stron odnośnie zakresu wykonywanej usługi. Może się wydawać, że jest to kwestia tak oczywista, że nie warto o niej wspominać. Niestety, zaskakująco często pomiędzy stronami istnieją daleko idące różnice odnośnie celów projektu. Jeżeli w transakcji biorą udział tylko dwa podmioty (dostawca oraz klient), wówczas osiągnięcie konsensusu nie nastręcza zbyt dużych trudności. Problem pojawia się w sytuacji, gdy tych podmiotów jest więcej. Wówczas może się okazać, że interesy każdej ze stron są rozbieżne, co może doprowadzić do zaprzestania prac wdrożeniowych. Jeżeli strony osiągną porozumienie, wówczas należy nadać kierownikowi projektu wystarczająco duże uprawnienia. Zapobiegnie to przede wszystkim paraliżowi decyzyjnemu w przypadku jakichkolwiek komplikacji – po prostu powierzenie kompetencji jednej osobie, wspieranej wybranym przez siebie zespołem, zmniejsza ryzyko wystąpienia opóźnień w realizacji danego projektu. Złożenie zbyt wielu obowiązków w ręce jednej osoby nie będzie żadnym przeciwwskazaniem, ponieważ kierownik projektu odpowiada w tym przypadku głównie za brak rozbieżności pomiędzy harmonogramem prac a ich efektami, kwestie decyzyjne podejmując po konsultacjach z odpowiednimi działami wsparcia. Ważne, żeby kompetencje tych działów nie pokrywały się ze sobą, tylko nawzajem uzupełniały. Następnie należy jasno określić odpowiedzialność każdej ze stron zaangażowanej w procesy wdrożeniowe. Pozwoli to na ustalenie zakresu obowiązków oraz warunków, których spełnienie umożliwi osiągnięcie pozytywnego efektu prac wdrożeniowych. Poza tym wszystkie strony powinny regularnie monitorować efekty poszczególnych etapów prac – uwiarygodni to wykonawcę i ułatwi znalezienie rozwiązania w przypadku wystąpienia ewentualnych trudności.
Kolejnym warunkiem dobrej współpracy pomiędzy stronami jest odpowiednia komunikacja, dotycząca zarówno postępu prac, jak i szukania rozwiązań w kontekście wystąpienia potencjalnych problemów. Nie bez znaczenia jest również fakt monitorowania zakresu realizacji danego wdrożenia. Zdarza się, że nieuczciwe firmy, chcąc zwiększyć koszty całej operacji, implementują w systemach ERP dodatkowe funkcjonalności, których obecność w żaden sposób nie wypływa z profilu działalności firmy klienta. Klient ma prawo wiedzieć o tym oraz nie zgodzić się na takie traktowanie, a w skrajnych przypadkach może odstąpić od umowy z winy wykonawcy. Prace wdrożeniowe mogą się nie udać również wtedy, gdy zleceniodawca będzie na każdym kroku poddawać w wątpliwość kompetencje oraz działania wykonawcy. Oczywistym jest, że klient ma prawo zmienić swoje wymagania odnośnie niektórych funkcji wdrażanego systemu w trakcie jego implementacji, jednakże nie powinno się zbyt często korzystać z tego przywileju. Można w ten sposób doprowadzić do niepotrzebnego chaosu, skutkującego opóźnieniami czy innymi trudnościami związanymi z oddaniem gotowego projektu do użytku, jak również należy liczyć się z dodatkowymi kosztami z tym związanymi. Dobrze jest również powołać specjalny zespół zajmujący się kalkulowaniem oraz zarządzaniem ryzykiem, dzięki czemu wystąpienie jakichkolwiek trudności w realizowanym projekcie będzie na bieżąco monitorowane.
