Do tego, żeby dobrze zobrazować różnice pomiędzy ERP a ERP II, należy najpierw przybliżyć, czy w ogóle charakteryzuje się system ERP.
Otóż jest to system, którego nadrzędną rolą jest bardzo szeroko pojęte zarządzanie zasobami organizacji. Za jego pomocą można sprawować kontrolę praktycznie nad każdym aspektem funkcjonowania przedsiębiorstwa jako podmiotu gospodarczego. Zaimplementowany system ERP pozwala na kontrolę oraz zaplanowanie procesów produkcyjnych, prowadzenie gospodarki magazynowej czy bilansów finansowych oraz księgowych. Umożliwia również koordynację prac działu kadr, a także pozwala na prognozowanie kosztów czy stopnia rozwoju danej organizacji – przeprowadzenie analizy rentowności czy zarządzanie wolnymi środkami nie jest już problemem.
Warto również pamiętać, że ERP jest systemem, który doskonale koordynuje pracę oraz przyspiesza wymianę informacji pomiędzy wszystkimi działami danej organizacji. Dostęp do danych jest natychmiastowy, dzięki czemu obieg dokumentów również jest usprawniony.
Uważny czytelnik zapewne zauważy, że w powyższej charakterystyce nie ma żadnych informacji dotyczących komunikacji poza organizacją. Innymi słowy, ERP jest systemem działającym wyłącznie w zamkniętej, hermetycznej strukturze informatycznej, bez możliwości połączenia się z systemami na zewnątrz. Łatwo się domyślić, że takie połączenie możliwe jest przede wszystkim przez Internet.
I właśnie ERP II jest systemem, który posiada możliwość komunikacji internetowej. Jest to niezwykle ciekawe rozwiązanie, znacznie zwiększające poziom funkcjonalności zaimplementowanego systemu. Nagle się okazuje, że do łańcucha zasobów informacyjnych, z których korzystamy w naszej organizacji, możemy dołączyć dane pochodzące od zewnętrznych podmiotów – np. dostawców, klientów czy wspólników. Dzięki ERP II mamy możliwość korzystania z ogromnej, na bieżąco aktualizowanej bazy danych, jaką jest Internet. Ponadto nasi klienci czy kontrahenci mają za pomocą Sieci dostęp do odpowiednich narzędzi komunikacyjnych. Dzięki temu mogą na bieżąco składać zamówienia, kupować towary, korzystać z oferowanych przez nas usług lub sprawdzać zapotrzebowanie na konkretne komponenty, co jest doskonałym rozwiązaniem dla dostawców. Ponadto systemu ERP II posiadają wbudowane moduły CRM.
Najłatwiej zatem zdefiniować systemy ERP II jako połączenie ERP z CRM oraz wszystkimi możliwościami płynącymi z wykorzystania komunikacji internetowej.
