Każde przedsiębiorstwo w swojej codziennej działalności generuje mnóstwo różnego rodzaju dokumentów. Firmowe druki mogą przyjąć tradycyjną, papierową formę, jednak przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z możliwości, jakie niesie za sobą dokumentacja elektroniczna. Jest ona nie tylko bardzo wygodna, ale przede wszystkim znacznie przyśpiesza i usprawnia funkcjonowanie firmy.
Razem ze wzrostem wielkości przedsiębiorstwa, przekazywanie i zarządzanie dokumentacją staje się bardziej skomplikowane. Obieg elektronicznych dokumentów w dużej firmie wymaga bardziej zaawansowanych rozwiązań, niż w przypadku małych lub średnich przedsiębiorstw. Comarch EDI jest narzędziem, które umożliwia sprawne zarządzanie elektroniczną dokumentacją w dużych firmach.
Czym jest Comarch EDI?
EDI to skrót od angielskiego terminu „Electronic Data Interchange”, polskie znaczenie tego terminu to „Elektroniczna Wymiana Danych”. EDI to proces wymiany dokumentów o charakterze handlowym i finansowym. Mogą to być między innymi zamówienia oraz ich potwierdzenia, faktury, raporty sprzedaży, stany magazynowe oraz awiza wysyłki. Dokumenty te są przekazywane z zastosowaniem systemu EDI w formie wiadomości elektronicznej, a wymiana odbywa się bezpośrednio między komputerowymi systemami kontrahentów biznesowych. Dokumenty elektroniczne są przekazywane w popularnie stosowanych formatach, takich jak na przykład UN/EDIFACT (czyli United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), a także XML.
Ustalaniem komunikatów EDI między stronami wymiany zajmuje się specjalnie w tym celu stworzona grupa ds. EDI. Firma, która chce skorzystać z systemu EDI, powinna zwrócić się w tym celu do operatora EDI oraz wybrać partnerów wymiany elektronicznej dokumentacji.
System można obsługiwać przy pomocy prostej webowej aplikacji Comarch EDI Web, jednak dostępna jest również automatyzacja procesu wymiany elektronicznych dokumentów.
Zalety zastosowania Comarch EDI w firmie
Korzystanie z systemu zarządzania elektroniczną dokumentacją daje przedsiębiorstwom konkretne korzyści. Jedną z nich jest na pewno wzmocnienie relacji pomiędzy dostawcami a odbiorcami. Zastosowanie omawianego oprogramowania pozwala na uniknięcie błędów spowodowanych przez niedokładne zarządzenie wymianą dokumentów. Dokumentacja elektroniczna jest sposobem na zmniejszenie wydatków takich jak między innymi zakupienie papieru, koszty wydruku, wysyłki oraz przechowywania dokumentów. Przekazywanie w ten sposób dokumentacji jest szybkie – wysłanie dokumentów papierowych to proces, na który trzeba przeznaczyć pewną ilość czasu. Elektroniczna wymiana dokumentów znacznie go skraca.
Korzystanie z Comarch EDI jest bezpieczne i nie wymaga zastosowania zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Pozwala na kompleksowe i efektywne zarządzanie poszczególnymi etapami oraz sprawne finansowanie łańcucha dostaw.
