Funkcjonowanie firmy jest związane z generowaniem dokumentów. Tradycyjne dokumenty w formie papierowej stwarzają problemy. Papierowe dokumenty trzeba przechowywać w odpowiednich warunkach, więc w niektórych przypadkach zajmują dużo przestrzeni. Pojawiają się też trudności związane z ich organizacją i uporządkowaniem w najlepszy sposób. Dokumenty w formie papierowej to także dodatkowe wydatki, które trzeba przeznaczyć na zakup papieru, druk oraz eksploatację urządzeń. Wiele przedsiębiorców w miarę możliwości rezygnuje z papierowych dokumentów i wybiera e-dokumenty. W sytuacjach, gdy wydrukowanie papierowego dokumentu jest konieczne, warto znaleźć odpowiedni system do zarządzania obiegiem dokumentów.
Rozwiązanie od Comarch
Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów to nowoczesne narzędzie, które ułatwi skuteczne i wygodne zarządzanie dokumentacją firmy na wielu poziomach, od gromadzenia dokumentów, przez ich grupowanie, weryfikację oraz analizę, aż do wyznaczenia odpowiedzialnych za dane pismo pracowników.
Moduł Obieg Dokumentów jest częścią oprogramowania Comarch ERP Optima, czyli rozbudowanego systemu, który wspiera działalność różnego rodzaju przedsiębiorstw. W trakcie pracy firmy tworzone są dokumenty, którymi należy sprawnie zarządzać. Z pomocą przedsiębiorcom przychodzi Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów. Narzędzie posiada wiele praktycznych funkcjonalności, dzięki którym możemy usprawnić przepływ informacji i dokumentów w firmie oraz związane z nimi procedury. Moduł Obieg Dokumentów umożliwia ograniczenie dokumentów w wersji papierowej na rzecz dokumentacji elektronicznej, co stanowi ekonomiczne i ekologiczne rozwiązanie. Moduł zapewnia również szereg funkcji związanych z uporządkowaniem firmowych dokumentów. W ramach narzędzia Obieg Dokumentów pisma można łączyć ze sobą oraz archiwizować, podzielić na kategorie, a także określić dla nich odpowiednie procedury – jasność i przejrzystość w tym aspekcie to kolejny krok w stronę usprawnienia pracy firmy.
Moduł Obieg Dokumentów umożliwia skanowanie dokumentacji w wersji papierowej. Użytkownik może w zrozumiały sposób opisać stworzony w ten sposób e-dokument oraz dodawać do niego odpowiednie załączniki. Dzięki połączeniu z zewnętrznymi urządzeniami drukującymi i skanującymi praca z Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów jest wygodna i mniej czasochłonna. Z kolei dzięki określeniu procedur dotyczących dokumentu użytkownik otrzymuje gotowy schemat postępowania oraz informacje dotyczące dalszych działań. Zadania związane z danymi dokumentami mogą zostać przypisane do pracownika oraz jego terminarza, aby system informował o kolejnych terminach.
Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów to propozycja dla przedsiębiorców, którzy chcą poprawić efektywność swojej firmy przez prawidłową ewidencją i zarządzanie dokumentami. To nowoczesne narzędzie sprawdzi się w przedsiębiorstwach różnej wielkości, bez względu na branżę.
