Wdrożenie odpowiedniego oprogramowania to dla wielu firm konieczność. Właściwy system pozwala na skuteczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ułatwia wiele procesów oraz usprawnia pracę i wykonywanie zadań przez pracowników. Wdrożenie oprogramowania jest więc niezbędnym wydatkiem dla firmy. Ile trzeba zapłacić za implementację systemu w przedsiębiorstwie? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Cena za wdrożenie oprogramowania w firmie zależy od różnych czynników.
Z pewnością większe koszty poniesie większa firma o złożonym zakresie działań. Przedsiębiorstwa, które prowadzą działania na mniejszą skalę, nie mają potrzeby implementacji bardzo zaawansowanego oprogramowania. Cena takiej usługi informatycznej jest zależna również od specyficznej sytuacji firmy oraz jej specjalnych potrzeb. Pewne rozwiązania sprawdzą się w jednym przedsiębiorstwie, będą natomiast zbędne w innym. Z pewnością im bardziej indywidualne podejście musi zastosować firma informatyczna, tym wyższe koszty takiej usługi. Od złożoności wdrażanego oprogramowania zależą także koszty szkoleń dla pracowników, związane z obsługą oprogramowania i jego konkretnych funkcji. Szkolenia mogą być przeprowadzane przez firmę zewnętrzną lub przez wewnętrzny dział. Im większy zakres wiedzy, którą muszą przyswoić pracownicy, tym wyższa jest cena, jaką firma musi przeznaczyć na wdrożenie oprogramowania.
Na koszt implementacji systemu w przedsiębiorstwie wpływa również klasa takiego oprogramowania. System klasy ERP, który pokrywa większość lub wszystkie działy w firmie (między innymi sprzedaż, logistyka, finanse i księgowość czy dział personalny) są bardziej kosztotwórcze. Budżet można ograniczyć, na przykład wdrażając wybrane funkcjonalności systemu klasy ERP. Dostępne są też oprogramowania specjalistyczne, przeznaczone dla danej dziedziny, na przykład ECM, FK, CRM lub HRM, których wdrożenie kosztuje mniej. Koszty jednak rosną, kiedy chcemy zintegrować ze sobą kilka systemów – może okazać się, że bardziej opłacalna okaże się implementacja oprogramowania klasy ERP.
Budżet wdrożeniowy zwiększą także wszelkie modyfikacje, które chcemy przeprowadzić w systemie, aby jeszcze lepiej dostosować go do swoich potrzeb. Im bardziej pracochłonne i skomplikowane są te zmiany, tym więcej firma za nie zapłaci. Planując wdrożenie oprogramowania, należy uwzględnić również typ licencjonowania systemu. Różne rodzaje licencji oznaczają inne koszty – można płacić za każdego użytkownika, produkt lub za obydwa te aspekty. W niektórych przypadkach nie ma opłat licencyjnych.
Podsumowując, wdrożenie oprogramowania to dość duży koszt, jednak nie należy traktować go jako wydatek, a raczej inwestycję w rozwój firmy.
