Przedsiębiorstwa, które posiadają własny magazyn, muszą zadbać o kontrolę stanów magazynowych. Istnieją różne metody ewidencjonowania sytuacji w magazynie i każda firma powinna znaleźć najbardziej skuteczny sposób, dostosowany do jej potrzeb i specyfiki działalności. Gromadzenie zapasów w magazynie wiąże się kosztami oraz zwiększoną potrzebą kontroli, jednak w praktyce uzyskanie takiego stanu jest bardzo trudne. Z tego powodu przedsiębiorstwa, na podstawie różnych czynników, takich jak na przykład polityka obsługi zamówień czy planowanie produkcji, w indywidualny sposób definiują stany optymalne. Przy dobrze zoptymalizowanych stanach magazynowych nie ma potrzeby kontroli, czyli analizowania, czy sytuacja rzeczywista jest taka sama jak stan deklarowany. Do ewidencji stanów magazynowych potrzebna jest rzetelna i doświadczona kadra, a także odpowiednie narzędzia. Jednym z takich działań może być na przykład grupowanie zapasów. Ważnym narzędziem, które ma służyć usprawnieniu pracy magazynu, jest odpowiednie oprogramowanie, dopasowane do przedsiębiorstwa.
Dlaczego ewidencja stanów magazynowych jest zadaniem, do którego trzeba właściwie się przygotować?
Utrzymanie optymalnych stanów magazynowych utrudnia wiele czynników, często niestabilnych. Możemy do nich zaliczyć między innymi dużą liczbę indeksów, zróżnicowany poziom rotacji towarów, różne wymagania dotyczące ich przechowywania oraz odmienne terminy przydatności, a także duża liczba dostawców. Dla zwiększenia efektywności zarządzania stanami magazynowymi konieczne jest znalezienie metody sprawnego zbierania i kontrolowania danych – profesjonalne oprogramowanie służące do ewidencji stanów magazynowych stanowi w tym przypadku skuteczne wsparcie pracy magazynu.
Wykorzystanie oprogramowania pozwala na realizację dyspozycji magazynowych oraz kontrolę nad stanem zapasów. Te działania umożliwiają eliminację błędów. Przykładem systemu informatycznego, który sprawdza się przy zarządzaniu magazynem jest Comarch ERP Optima (https://boss.net.pl/oprogramowanie/dla-malych-i-srednich-firm/). Jest to oprogramowanie, które wspiera szeroki zakres działań związanych z logistyką. Program Comarch ERP Optima pozwala między innymi na zarządzanie magazynami, również w przypadku ich większej liczby, a także obsługę przestrzeni magazynowej oraz rozmieszczenia towarów. Oprogramowanie uwzględnia różne rodzaje opakowań, kody kreskowe oraz adresy magazynowe. Dobrze dobrany program wspiera pracę magazynierów, również pod względem zmniejszenia liczby błędów – między innymi dzięki automatyzacji operacji magazynowych lub ewidencji ruchów magazynowych.
