Prowadzenie dokumentacji to ważny element funkcjonowania firmy. Razem z rozwojem przedsiębiorstwa zwiększa się liczba tworzonych dokumentów, które następnie trzeba przechowywać – duża ilość papierów zajmuje sporo przestrzeni. Kolejnym problemem jest zarządzanie dokumentacją. W dużej ilości dokumentów trudno jest szybko znaleźć potrzebny druk, wyzwaniem może okazać się także ich segregacja, ponieważ trudno jest stworzyć pomiędzy nimi logiczne powiązania, a część dokumentów może dotyczyć kilku kategorii.
Dobrym sposobem na usprawnienie pracy firmy jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie bardzo ułatwi prowadzenie dokumentacji, a w niektórych sytuacjach może nawet całkowicie zastąpić tradycyjne podejście do dokumentów. Do tego celu najlepiej jest wykorzystać specjalistyczny program, stworzony z myślą o funkcjonalnym elektronicznym obiegu dokumentów w firmie.
Dokumenty w elektronicznej formie
Moduł Obieg Dokumentów, który jest częścią Comarch System ERP Optima, jest dedykowany małym i średnim przedsiębiorstwom, których właściciele myślą o wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Profesjonalny moduł pozwala określić i zdefiniować procesy, które dotyczą firmowej dokumentacji. Umożliwia wprowadzenie i systematyzację procedur dostosowanych do danego przedsiębiorstwa.
Najważniejszą funkcją modułu Obieg Dokumentów jest wprowadzanie dokumentacji do systemu. Użytkownicy mają również możliwość dodatkowego załączenia skanów papierowych wersji, a także powiązanych plików. Funkcja, która w jeszcze większym stopniu pomaga usprawnić pracę firmy, to opcja dowolnego opisywania i oznaczania elektronicznych dokumentów oraz załączonych plików. Dużym ułatwieniem jest specjalna funkcja systemu Comarch ERP Optima, czyli oprogramowanie przeznaczone do bezpośredniego skanowania.
W module Obieg Dokumentów użytkownicy mogą przechowywać dokumenty w różnych formatach oraz gromadzić je w wybranych kategoriach. Możliwość oznaczania dokumentacji przy pomocy wybranych cech pozwala na łatwe tworzenie powiązań pomiędzy nimi. Wprowadzone dokumenty użytkownik może połączyć z innymi znajdującymi się w systemie drukami, na przykład fakturami lub dokumentacją księgową. Dokumenty wprowadzone do systemu można edytować, a uprawnienia dotyczące modyfikacji, ale także podglądu można zmieniać.
Moduł Obieg Dokumentów pozwala stworzyć odpowiednie schematy obsługi dokumentacji. Posiada specjalne narzędzie, które służy do przydzielania danych zadań związanych z dokumentami do konkretnego użytkownika. Ważną funkcją modułu jest Archiwum wydruków, które w automatyczny sposób tworzy elektroniczne kopie wydruków.
