Archiwizacja danych elektronicznych jest ważna z wielu powodów.
Przede wszystkim zarchiwizowane dane są przeniesione na inny nośnik, a nie skopiowane. Oznacza to, że nie są one kopią bezpieczeństwa, a kopią najważniejszą, bo jedyną zawierającą konkretne pliki. Z tego względu zarchiwizowane dane muszą być nie tylko maksymalnie bezpieczne, ale również dostępne w każdej chwili. Jest to równoznaczne z koniecznością ich skatalogowania, dzięki któremu dostęp do nich będzie ułatwiony zawsze wtedy, gdy wyniknie konieczność skorzystania z ich zawartości.
Poza tym nie należy zapominać, że niezarchiwizowane dane elektroniczne również zajmują cenne miejsce na firmowych dyskach twardych. Archiwizacja zwalnia to miejsce, co też nie jest bez znaczenia.
Równie ważna jest kwestia ochrony plików. Nośniki przeznaczone do archiwizacji są zdecydowanie bardziej wytrzymałe od tradycyjnych dysków twardych, równie bezpieczna jest archiwizacja w chmurze. Dane, które się w tych miejscach znajdą, są doskonale zabezpieczone zarówno przed skasowaniem, jak i zniszczeniem czy kradzieżą – także ze względu na daleko idącą kontrolę dostępu.
Nie należy także zapominać o aspekcie prawnym. Otóż archiwizacji podlegają nie tylko bazy danych czy dokumenty robocze, ale również wszelkiego rodzaju dokumenty handlowe czy pracownicze. Niektóre powinny być przechowywane dożywotnio, np. roczne sprawozdania finansowe, inne przez 50 lat (niektóre dokumenty pracownicze) lub 5 lat (dokumenty podatkowe). Zarchiwizowanie cyfrowej wersji takiego druku – czy to w formie fotokopii, czy pliku tekstowego – z pewnością jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ mamy dodatkowe zabezpieczenie najważniejszych firmowych dokumentów.
