Terminy „backup” i „archiwizacja” dotyczą czynności, które różnią się od siebie w dość znacznym stopniu. Używanie obydwu terminów zamiennie, jak to się czasami zdarza, jest błędne.
Backup obejmuje szereg czynności polegających na stworzeniu kopii bezpieczeństwa zawierającej najważniejsze pliki. Dzięki takiej kopii możliwe jest odtworzenie tych danych w sytuacji ich uszkodzenia, zniszczenia lub wystąpienia awarii nośnika, na którym się znajdują. Backup obejmuje zazwyczaj system operacyjny oraz najważniejsze aplikacje, chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, aby dotyczył również wszelkiego rodzaju dokumentów. Obecnie stosowane nowoczesne rozwiązania informatyczne umożliwiają całkowitą automatyzację wykonywania kopii bezpieczeństwa, bez udziału osób trzecich, a tym samym eliminują ryzyko wystąpienia błędu z winy człowieka. Co więcej, są na tyle efektywne, że w żaden sposób nie zakłócają pracy komputerów, tylko dokonują wszystkich koniecznych operacji w tle. Warto pamiętać, że zbackupowane pliki powinny się znaleźć na innych nośnikach, niż oryginalne – np. na fizycznych nośnikach zewnętrznych lub w chmurze.
Dla odmiany archiwizacja jest procesem, w którym najważniejszą czynnością wykonywaną na ważnych danych nie jest ich kopiowanie, ale przenoszenie na inny, zazwyczaj wolniejszy nośnik. Archiwizacji podlegają przede wszystkim te dane, które są rzadko przetwarzane, a które niepotrzebnie zajmują przestrzeń na firmowych dyskach, takie jak faktury, raporty, sprawozdania, zdezaktualizowane bazy danych itp. Dane są przenoszone na bezpieczne, wolniejsze, ale tańsze oraz bardziej wytrzymałe nośniki, na których są odpowiednio katalogowane. Ponadto zróżnicowany jest czas dostępu do nich – najszybszy do tych najczęściej używanych, najwolniejszy do najrzadziej. Należy także pamiętać, że zarchiwizowane dane też mogą podlegać backupowi.
