Wdrożenie nowego oprogramowania do przedsiębiorstwa to proces o dużym znaczeniu. Implementacja systemu jest czasochłonna i generuje koszty – nakład środków wzrasta razem z wielkością firmy oraz stopniem zaawansowania procesów, które się w niej odbywają. Wdrożenie oprogramowania do firmy powinno być starannie przygotowane. Przygotowania rozpoczynają się już na etapie wyboru usługodawcy, który zajmie się wdrożeniem. Niezwykle ważna jest współpraca między przedsiębiorstwem oraz firmą informatyczną na każdym etapie procesu.
Optymalizacja kosztów wdrożenia systemu
Implementacja nowego systemu w firmie to kosztowny proces, jednak nie warto na nim oszczędzać. Oprogramowanie to dla przedsiębiorstwa inwestycja na lata. Istnieją jednak sposoby, aby zmniejszyć koszty wdrożenia. Ważnym elementem optymalizacji budżetu jest przeprowadzenie przez przedsiębiorstwo starannej analizy. Na tej podstawie należy dokonać wyboru najbardziej korzystnej oferty, która spełnia oczekiwania w zakresie wdrożenia oraz serwisu systemu. Istotnym zadaniem jest analiza kosztów i ich źródła – trzeba podjąć decyzję, które czynności zlecimy firmie zewnętrznej, a które możemy przeprowadzić we własnym zakresie.
Wybór wykonawcy to jeden z kluczowych aspektów wdrożenia nowego oprogramowania. Właściwie przeprowadzony proces nie wymaga wielu poprawek i kolejnych modyfikacji, które generują nowe wydatki. Współpraca z profesjonalnym, solidnym partnerem przekłada się na zadowolenie przedsiębiorstwa oraz końcowe koszty wdrożenia. Wartościową usługą w tym kontekście jest asysta podczas uruchomienia docelowej wersji oprogramowania. W planowaniu budżetu wdrożenia trzeba także umieścić środki przeznaczone na pokrycie kosztów umowy serwisowej – nie zawsze są one wliczane do kosztów wdrożenia.
W trakcie procesu wdrożeniowego istotną rolę odgrywają pracownicy firmy. Warto włączyć ich w czynności związane z implementacją oprogramowania, ponieważ są oni specjalistami w zakresie wiedzy o firmie. W ten sposób mamy wpływ na wydajność wdrożenia. Zdobyta w ten sposób wiedza może następnie zostać wykorzystana przez pracowników w późniejszym czasie, na przykład podczas serwisu. Dobrym pomysłem są szkolenia użytkowników systemu.
W procesie wdrażania nowego oprogramowania należy wziąć pod uwagę również pewne koszty, które nie są bezpośrednio związane z ceną systemu oraz usługi. Trzeba sprawdzić rodzaj licencji oprogramowania, która wpływa na koszt użytkowania systemu, a także warunki aktualizacji. Dodatkowe wydatki może generować również niezgodność wymagań systemu z posiadanym przez firmę sprzętem.
