Tworzenie ofert, czyli ofertowanie, to nieodłączny element procesu sprzedaży. Oferta handlowa jest propozycją kupna lub sprzedaży i może dotyczyć towarów lub usług. Oferta określa przedmiot, a także warunki umowy, które sprzedający przygotował dla klienta. W procesie oferowania znaczenie mają różne czynniki – oferta powinna być dostosowana do potrzeb oraz preferencji klienta, sformułowana w sposób jasny i rzeczowy. W ofercie handlowej powinny znaleźć się referencje od klientów oraz najważniejsze dane o firmie oraz oferowanym przez nią produkcie lub usłudze. Nie powinno zabraknąć w niej informacji na temat produktu, jego ceny oraz obowiązujących promocjach.
Przygotowanie dobrej oferty handlowej to ważny warunek sukcesu sprzedawcy i usługodawcy, dlatego tak duże znaczenie ma, aby proces ofertowania w przedsiębiorstwie przebiegał sprawnie i zgodnie z normami. Takie podejście świadczy o profesjonalizmie przedsiębiorcy oraz budzi zaufanie klienta. Efektywne tworzenie ofert ułatwia odpowiednie oprogramowanie, dzięki któremu cały proces jest łatwiejszy i szybszy. Wybór dobrego systemu wspierającego proces ofertowania to sposób na podniesienie jakości usług przedsiębiorstwa. Oprogramowanie powinno być dobrane z uwzględnieniem wielkości firmy oraz specyfiki jej działalności.
Przykładem oprogramowania, które daje duże możliwości w zakresie tworzenia ofert handlowych jest system Comarch ERP Optima, wyposażony w specjalistyczny model służący do ofertowania. Dzięki tej funkcjonalności przedsiębiorca może utworzyć ofertę skierowaną do jednego partnera biznesowego lub większej liczby kontrahentów. Wystawiona oferta handlowa jest następnie zapisywana w systemie oraz umieszczona na liście dokumentów handlowych. W dalszej kolejności przygotowana oferta może zostać wydrukowana, w oparciu o zapisane w programie szablony. Osoba tworząca ofertę może wykorzystać również stworzony przez siebie wcześniej wzór dokumentu. Dostępna jest także funkcjonalność, dzięki której możliwe jest wysłanie oferty handlowej do partnerów biznesowych w wiadomości mailowej. Oprogramowanie Comarch ERP Optima umożliwia również obsługę ofert na dalszym etapie – w momencie, gdy klient ją przyjmie, przygotowany wcześniej dokument zostanie zmodyfikowany do postaci faktury sprzedaży lub faktury pro forma.
Ważną zaletą ofertowania przy zastosowaniu oprogramowania Comarch ERP Optima jest możliwość dostosowania go do różnych sytuacji handlowych, takich jak tworzenie oferty dla pojedynczego klienta, a także generowanie tego rodzaju dokumentów dla grupy partnerów handlowych.
