Współczesne czasy, w których konkurencja na rynku jest wszechobecna wymagają, aby przedsiębiorcy świadczyli usługi jak najwyższej jakości, a także szybko kojarzyli fakty i zdarzenia oraz gromadzili wiele informacji o otaczającej ich rzeczywistości. Do właściwego zarządzania klientami niezbędne jest planowanie kontaktów, ewidencja rozmów telefonicznych, spotkań oraz delegowanie zadań pracownikom.

To wielkość firmy i jej specyfika decydują o o potrzebach w zakresie CMR. W związku z tym moduł CMR Comarch obejmuje procesy o zróżnicowanym poziomie zaawansowania:

  • prosta rejestracja kontaktów z klientami (klient, rozmawiający, termin realizacji zadania, data, procent wykonania zadania),
  • prowadzenie harmonogramu zadań oraz rejestracja wykonanych czynności (termin realizacji zadania, opiekun zadania, procent wykonania zadania, priorytet),
  • obsług firmowych skrzynek poczty elektronicznej,
  • określać procedury obsługi klienta,
  • automatyczne generowanie faktur cyklicznych,
  • przygotowanie i obsługa ofert handlowych.

Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM powoduje, że można delegować zadania, które w ramach konkretnych kontaktów powinny być wykonane. Zadania można podzielić na główne i powiązane z nim zadania szczegółowe.

Połączenie z pozostałymi modułami powoduje, że kontakt, zadania, czy inne dokumenty zarejestrowane w systemie są kojarzone.

Przydzielanie opiekuna do zadania
Każde zadanie/kontakt może mieć pracownika odpowiedzialnego albo opiekuna. Dzięki tej funkcjonalności praca jest szybko rozdzielana pomiędzy pracowników. Ponadto pracownik ma możliwość szybkiego wskazania procentowego stopnia realizacji lub etapu, na jakim są dane zadania.

Terminarz
Na graficznym terminarzu możemy zobaczyć wizualizację zadań, a także dodać nowe zadania lub dokonać edycji już wprowadzonych. Każdy z operatorów widzi zadania, które zostały mu wydelegowane. Dzięki terminarzowi przełożony ma możliwość kontrolowania czasu pracy podwładnych, sprawdzenia postępu wykonywanych zadań, modyfikacji, a także dodania nowych zadań.

Faktury cykliczne
Dzięki tej funkcjonalności można stworzyć intuicyjny schemat faktur cyklicznych i na ich podstawie będą następnie generowane faktury w dziale Handlowym, dla dużej liczby podmiotów jednocześnie. Moduł ten daje możliwość wyznaczenia każdemu podmiotowi konkretnych ilości i cen, jakie mają później znaleźć się na fakturze.

Skrzynka pocztowa
Dzięki skrzynce pocztowej można wysyłać i odbierać e-maile przy wykorzystaniu konta, które jest zdefiniowane w Comarch ERP Optima. Opcja służy między innymi do seryjnej wysyłki wydruków ponagleń zapłaty, faktur, not odsetkowych, potwierdzeń sald, czy deklaracji pracowniczych.

Można zdefiniować wzór podpisu, a także szablony wiadomości e-mail. Użytkownik, za pomocą jednego maila, ma sposobność seryjnego wysłania faktur do różnych kontrahentów (tak jest w przypadku wysyłanych do różnych kontrahentów faktur abonamentowych). W tej sytuacji tworzy się jeden formularz e-mail, a wiadomości są samoistnie wysyłane do różnych odbiorców. Wysłane wiadomości automatycznie zapisują się w skrzynce pocztowej w danych folderach.

Ofertowanie
Moduł CRM pozwala na tworzenie ofert handlowych. Znajdują się w niej istotne postanowienia przyszłej umowy sprzedaży. Dokument oferty handlowej zawiera referencje, informacje o produkcie i firmie, cena produktu i ewentualne promocje. Oferta, żeby mogła przyciągnąć uwagę musi zawierać najbardziej istotne z punktu widzenia kontrahenta informacje.

W ofertowaniu można wystawić ofertę handlową dla jednego kontrahenta albo dla wielu kontrahentów jednocześnie. Taki stworzony dokument zostanie zapisany w programie i dodany do listy dokumentów ofertowych. Stworzona oferta handlowa będzie mogła zostać wydrukowana przy wykorzystaniu jednego ze zdefiniowanych w tym programie szablonów ofertowych. Można także wykorzystać stworzony przez siebie szablon dokumentu ofertowego.

Zapisana oferta handlowa będzie mogła zostać wydrukowana oraz wysłana do kontrahentów droga mailową.

W sytuacji gdy kontrahent zdecyduje się na przyjęcie oferty, to wystawiona wcześniej oferta będzie mogła zostać przekształcona do Faktury Sprzedaży albo Faktury Pro Forma.

Funkcja ofertowania w systemie Comarch ERP Optima pozwala na obsługę dwóch najważniejszych scenariuszy handlowych:

  • Generowanie oferty dla pojedynczego klienta – funkcjonalność ta może być wykorzystywana w sytuacji, w której do firmy przychodzi klient i zwraca się z prośbą o wycenę towaru, który go interesuje (standardowa sytuacja np. w branży budowlanej). W takim wypadku program utworzy jedną ofertę handlową dla jednego klienta.
  • Seryjne generowanie oferty dla określonych kontrahentów – tę funkcję wykorzystuje się, gdy firma promuje swoje towary dla wielu klientów jednocześnie. W tej sytuacji program stworzy jedną ofertę handlową dla wielu kontrahentów.

Dokonanie wyboru Comarch ERP Optima to:

  • Ciągły wgląd do dokumentów oraz plików, które są powiązane z danym kontaktem oraz zadaniem. Umożliwia to połączenie z innymi modułami Comarch ERP Optima.
  • Nieustanna kontrola poziomu zaawansowania realizacji zadania oraz zaplanowanych kontaktów.
  • Łatwe i szybkie filtrowanie oraz analizowanie danych wątków różnorodnych kontaktów, w wyniku powiązania ze sobą zadań i kontaktów w tym samym temacie.
  • Przejrzysty podgląd zadań, które zostały zaplanowane w terminarzu. Ułatwia to organizację pracy w na cały dzień, a także tydzień, czy miesiąc.
  • Faktury cykliczne, które pomogą Ci w uniknięciu błędów oraz przyspieszeniu pracy gdy należy wystawić faktury dla więcej niż jednego kontrahenta.
  • Funkcjonalność tworzenia alertów, które przypominają o nadchodzącym terminie kontaktu z klientem lu wykonania zadania. Dzięki temu Twoja pamięć zostanie odciążona z wielu dat, godzin, co pozwoli na uniknięcie spóźnienia się z realizacją.