Gospodarka Wodomierzowa
Dzięki kompleksowej ewidencji wodomierzy oraz ich aktualnych statusów (niesprawny, sprawny, w naprawie itp.) możliwa jest sprawna, uporządkowana i wszechstronna analiza gospodarki wodomierzowej. Czynnikami branymi pod uwagę w analizie mogą być między innymi: producent, średnica, przepustowość, typ.
System GW-Max wspiera standardowe procedury (m.in. przekazanie do naprawy, montaż czy demontaż) dzięki edycji stosownych druków, które wspomagają nimi zarządzanie. Moduł zapewnia kompleksową obsługę zarówno wodomierzy rejestrujących rozliczenia, jak i wodomierzy sprzężonych. Dodatkowo system umożliwia określanie zaawansowanych filtrów, które pozwalają na dokonywanie aktualnych oraz historycznych analiz na temat pracy wodomierza oraz harmonogramu jego wymiany. Dla wodomierzy korzystających z odczytów radiowych realizowana jest ponadto gospodarka nakładami radiowymi.
Biuro Obsługi
System został stworzony z myślą o pracy biura obsługi klienta, dzięki czemu możliwe jest zarządzanie za jego pomocą statusem współpracy z kontrahentami. Moduł jest bogaty w funkcjonalności charakterystyczne dla narzędzi typu CRM oraz obiegu dokumentów. Możliwe jest zestawienie w jednym oknie wszelkich informacji na temat określonego odbiorcy usług – salda rozliczeń, historii kontaktów statusem aktualnych spraw. Ponadto moduł pozwala na wykonywanie wielu operacji takich jak m.in. przyjmowanie zgłoszenia odczytu, wystawianie faktur, przygotowywanie umowy, a także zgłaszanie zdarzenia w dziennikach rejestracji zdarzeń, adresowanie notatki do operatora oraz przekazywanie informacji odpowiednim służbom.
Rozliczanie Obciążeń
W systemie GW-Max za fundament fakturowania traktowane jest ustalenie zakresu wykonanych usług czy dostarczonej wody w danym czasie, co stanowi to tak zwane naliczanie obciążenia. Jest to odpowiednik dokumentu WZ – wydania magazynowego. W oparciu o ustalone obciążenie generowana jest faktura sprzedaży.
W przypadku występowania obciążenia w postaci ryczałtu istnieje możliwość automatycznego fakturowania dla wybranej grupy odbiorców ryczałtowych. System umożliwia również rozliczanie struktur zmniejszeń od typowego przykładu wody bezzwrotnie zużytej na podlewanie ogródka po budowę wielopoziomowych struktur zmniejszeń z możliwością rozliczania wodomierzy pośrednich.
W przypadku świadczenia przez dany podmiot usługi wywozu nieczystości płynnych możliwe jest określenie obciążenia poprzez deklarację ładunku oraz deklarowane obciążenie. Pozwala to na zarejestrowanie zakupu wody z hydrantów, beczkowozów wszędzie tam, gdzie dany klient nie posiada zarejestrowanego w systemie punktu poboru wody. Powstałe w ten sposób obciążenia można grupować według obiektów, klas przychodu oraz innych, dowolnie zadanych kryteriów w jedną zbiorczą fakturę bądź też wiele faktur. Ponadto, moduł jest także wyposażony w możliwość fakturowania wspólnot mieszkaniowych oraz bloków.
Zarządzanie
W module tym mamy wgląd we wszystkie wykorzystywane w systemie GW-Max listy słownikowe, co ukazuje realia funkcjonowania zakładów wodno-kanalizacyjnych. Na rurociągu czy kanale ściekowym umieszczone są obiekty w których jest świadczona usługa na podstawie odczytów wodomierzy lub ryczałtów. Obiekt z daną usługą jest niejako „przypięty” do danego klienta. Taka konstrukcja umożliwia niezwykle prostą „podmianę” danego kontrahenta. Wystarczy odpiąć obiekt razem z całą strukturą świadczonych usług od jednego kontrahenta a następnie przypiąć do innego. Po takiej operacji zarówno na karcie kontrahenta, jak i wodomierza pozostają informacje o historii obciążeń.
Elementy konfiguracyjne:
Umożliwiono podział pozycji znajdujących się w ewidencji na obiekty własne i obiekty klienta z dodatkowym zdefiniowaniem, czy rozliczenia ich podlegają fakturowaniu. Rozbudowano funkcjonalność związaną z edycją i rozliczaniem tzw. faktur prognozowanych.
Możliwa jest konfiguracja fakturowania tak, aby w razie gdy w jednym obiekcie usytuowane jest mieszkanie prywatne i firma, było możliwe rozliczanie częściowo na osobę prywatną i firmę. W programie uwzględniono ponadto możliwość wydruku faktur z kodem kreskowym i kompatybilność z czytnikiem kodów kreskowych przy dokonywaniu rozliczeń faktur w kasie gotówkowej czy banku.
Branżowy CRM i Przypomnienia
Moduł ten dostarcza narzędzi dzięki którym operatorzy (np. dyspozytor sieci czy dyspozytor transportu) mogą na bieżąco (np. podczas rozmowy telefonicznej) rejestrować wszystkie ważne zdarzenia eksploatacyjne, takie jak m.in: zgłoszenie wymiany wodomierza, awarii wodociągu czy kanalizacji, zapotrzebowania na samochód czy sprzęt specjalistyczny. Poziom rejestru umożliwia edycję zleceń wewnętrznych dla danych służb technicznych, zleceń materiałowych, a także rozdział dostępnych środków transportowych oraz technicznych. Realizacja wspomnianych zadań może być dokumentowana na bieżąco z wykorzystaniem terminalu mobilnego . Urządzenie umożliwia operatorowi natychmiastową wymianę informacji z bazą danych znajdującą się na serwerze, a także zapisywanie bezpośrednio do bazy dokumentów i informacji (zdjęcia, notatki, szkice, formularze). Tego rodzaju dane mają duży wpływ na późniejszą ocenę nie tylko finansową, ale również materiałowo – techniczną. Ważną własnością takiego zapisu jest oznacznik czasowy (data i czas zdarzenia), pozwalający zarówno na obiektywną analizę zdarzeń eksploatacyjnych, jak i automatyczne generowanie raportów statystycznych, które stanowią narzędzia systemów kontroli jakości. Dodano także terminarz, w którym każdemu z operatorów można przypisać zadania do wykonania w danym dniu. Po zalogowaniu się przez operatora do systemu GW-Max wyskoczy okno z listą zadań. Ta funkcja pozwala na terminowe i poprawne wykonywanie przypisanych obowiązków. Moduł tworzy ponadto na bieżąco pierwotną bazę zdarzeń (zdarzeniami są zarówno dokumentacje przebiegu spraw, jak przypomnienia oraz monity generowane przez system), której analiza przez przełożonych pozwala na obiektywną ocenę efektywności działań pracowników.
Obieg Dokumentów
Moduł ten pozwala na uniknięcie trudności związanych z przetrzymywaniem dokumentów, poszukiwaniem zawartych w nich informacji oraz generowaniem między nimi powiązań poprzez definiowanie procesów, jakim poddawane są dokumenty. Dzięki dostępnym procedurom obiegu dokumentów, każdy proces realizowany jest w zaplanowany, uporządkowany i właściwy sposób. Obieg Dokumentów umożliwia prowadzenie elektronicznej formy dokumentacji między klientami oraz wewnątrz danej firmy. Nadając uprawnienia możliwe jest udostępniania dokumentów kilku pracownikom jednocześnie, wykluczając oczekiwanie na dostęp do informacji niezbędnych pracownikowi.
Zarządzanie Umowami
Moduł zapewnia indywidualną edycję i zarządzanie umowami lub seryjną edycję dokumentów, wykorzystując dowolną liczbę szablonów. Zawiera archiwum umów i aneksów. Możliwe jest wykorzystanie obecnie istniejących w zakładzie wzorców umów i włączenie ich do listy.
Automatyczny Audyt
Moduł ten pozwala na tworzenie automatycznych raportów informujących o konkretnych zdarzeniach np.:
- na koniec każdego miesiąca zostanie wygenerowany i automatycznie przesłany raport dotyczący listy klientów, dla których dokonano odczytu wodomierzy, ale nie wystawiono faktur,
- raz na miesiąc zostanie wykonany ranking doboru przepustowości wodomierzy w stosunku do średniego przepływu przez wodomierz. Pozwoli to zidentyfikować straty wynikające z nieodpowiedniego doboru przepustowości wodomierza w stosunku do średniego przepływu.
Obok definiowania kryteriów audytu oraz opracowywania harmonogramu uruchomień sprawdzania, operator ma również możliwość zaprogramowania sposobu powiadamiania i grupy osób, które dostały do tego uprawnienia.
Obsługa Terminali Mobilnych
Powyższy moduł umożliwia komunikację z zewnętrznymi urządzeniami mobilnymi, a także zarządzanie zleceniami, jakie są przygotowane do realizacji na terminalach mobilnych. Moduł ten przechowuje wszystkie dane pośrednie – zwrócone przez inkasenta, a niezatwierdzone przez operatora. Baza zdarzeń importowana z terminala umożliwia wykonanie analizy efektywności pracy operatora, w tym m.in. na rozliczanie czasu pracy.
Oprogramowanie Terminali Mobilnych
Oprogramowanie Terminali Mobilnych przeznaczone jest dla przenośnych mikrokomputerów inkasenckich. Istnieje wariant znakowy oprogramowania do zainstalowania na „starych” Psionach MMX oraz wariant windowsowy instalowany na mikrokomputerach przenośnych klasy PDA wyposażonych w system operacyjny Windows CE 5.0, Windows Mobile 6.0 lub wyższy (np. Psion PRO i Psion NEO, Handheld Nautiz, Pidion oraz terminale Inkaso, smartfony i inne). Dostępne są różne warianty oprogramowania, które pozwalają na druk faktur standardowych, zaliczkowych i prognozowanych za pomocą różnego rodzaju drukarek termicznych. Ponadto możliwe jest prowadzenie windykacji, wydruk not odsetkowych a także ponagleń zapłaty. Oprogramowanie umożliwia prowadzenie dokładnego dziennika zadań inkasenta, w którym uwzględniane są wszystkie operacje podejmowane przez inkasenta wraz ze stemplem czasowym z dokładnością do minuty i sekundy.
