Placówki prowadzące gospodarkę mieszkaniową dokonują rozliczenia należności czynszowych i należności za zużywane media, taki jak m.in. ciepło, woda, kanalizacja czy prąd. Konieczne jest więc bieżące prowadzenie ewidencji lokali, lokatorów czy nieruchomości oraz dokonywanie rozliczenia wpłat zaliczkowych, rejestracja zapłat i windykacja należności.
Rozszerzeniem funkcjonalnym modułu CZYNSZE jest moduł CZYNSZE EKSPLOATACJA. Jego celem jest usprawnienie technicznej obsługi zasobów lokalowych. We wzbogaconym module możliwa jest rejestracja planowanych, realizowanych oraz wykonanych prac konserwacyjnych – przeglądów okresowych, przeglądów doraźnych, napraw, konserwacji oraz wymian zarówno dla poszczególnych lokali, jak i dla całych nieruchomości.
Charakterystyczne cechy modułu:
- Prowadzenie rozliczeń dla wielu zarządców czy wspólnot;
- Definiowane kartotek zarządców, nieruchomości, lokali oraz budowanie struktur miedzy nimi;
- Określanie i naliczanie dowolnej liczby składników czynszowych (np. zaliczek na czynsz, zaliczek na media czy też opłaty na fundusz remontowy);
- Modyfikacja istniejących oraz opracowywanie nowych algorytmów według których naliczane/rozliczane są składniki czynszowe;
- Dowolne rozliczanie zaliczek na media (definiowalne algorytmy rozliczeń);
- Rozliczanie struktur bilansowych – rozliczanie różnic wynikających z odczytów wodomierza na budynku (nieruchomości);
- Kartoteka naliczenia w czytelny sposób obrazuje wszystkie składniki naliczeń (wgląd do wszystkich wygenerowanych naliczeń) oraz rozliczeń i korekt;
- Tworzenie wielu grup cennikowych (w wypadku prowadzenia gospodarki czynszowej dla wielu wspólnot – dla każdej wspólnoty możliwe jest utworzenie osobnego cennika);
- Generowanie not czynszowych jak również faktur VAT.
Założenia programu – naliczanie czynszu:
- Sposoby naliczania składników czynszowych zawarte są w algorytmach, które dostępne są po kliknięciu w menu głównym: INNE/SŁOWNIKI/ELEMENTY SKŁADNIKÓW CZYNSZU.
- Na lokalu oraz/lub na nieruchomości w zakładce CHARAKTERYSTYKA zapisywane są wartości wpływające na naliczenia – np. liczba osób czy norma na osobę.
- Na lokalach w zakładce SKŁADNIKI CZYNSZU – definiowane są składniki, które dla danego lokalu maja być naliczane, określana jest pozycja cennika wg. której ma być liczony składnik, zapisywana jest data naliczenia składnika.
- Na lokalach w zakładce SKŁADNIKI CZYNSZU – definiowane są składniki, które dla określonego lokalu mają być naliczane. Definiowana jest pozycja cennika według której ma być liczony składnik, zapisywana jest również data naliczenia składnika.
- W systemie zakładane są również liczniki (wody, ciepła, gazu), według których wskazań naliczane są obciążenia miesięczne lub dokonywane jest rozliczanie zaliczkowanych obciążeń.
- Składniki czynszu pogrupowane są w rodzaje naliczeń, które wynikają z częstotliwości naliczania danej składowej oraz jej funkcjonalności. Dla przykładu: rodzaj naliczenia zdefiniowany jako „czynsz” zawiera wszystkie składniki czynszowe, które wpływają na comiesięczne należności (czynsz + media) i składniki te są naliczanie co miesiąc. Rodzaj naliczenia zdefiniowany jako „rozliczenie” zawiera składniki takie jak np. zaliczki na wodę czy kanalizację i obliczany jest (zgodnie z konfiguracją) np. co pół roku.
- Naliczanie czynszu może być wykonywane indywidualnie (dla określonego lokalu) lub zbiorczo – dla wybranych lokali, nieruchomości lub dla wszystkich zdefiniowanych lokali.
- Dla każdego lokalu istnieje osobna kartoteka, na której rejestrowane są wszystkie naliczone składniki.
- Po naliczeniu należności czynszowych generowane są one w sposób seryjny lub indywidualnie na noty czynszowe.
