Papier to wciąż najbardziej popularna forma archiwizacji danych. Rozwój firmy a co za tym idzie napływ informacji generują coraz większą liczbę dokumentów a w późniejszym czasie makulaturę. Powoduje to zatem trudności związane z ich przechowywaniem, poszukiwaniem informacji na nich umieszczonych, czy też tworzeniem powiązań między nimi. Analizując problemy z jakimi zmaga się firma, stworzone zostało narzędzie które zminimalizuje lub całkowicie wyeliminuje ten problem.
Szeroki wachlarz możliwości zapewnia moduł „Obieg Dokumentów”. Umożliwia on przede wszystkim definiowanie procesów, jakim podlegają dokumenty w firmie. Dzięki odpowiednio przygotowanym procedurom obiegu dokumentów, każda sprawa realizowana jest w sposób zaplanowany a także usystematyzowany w sposób właściwy dla danego podmiotu.
Użytkownik modułu ma możliwość:
- możliwość wprowadzania dokumentów,
- możliwość załączania skanów oraz plików,
- możliwość opisywania dokumentów oraz dołączonych plików w dowolny sposób.
Tworzenie skanów wybranych dokumentów może odbywać się w sposób bezpośredni z poziomu Comarch ERP Optima, poprzez uruchomienie domyślne oprogramowania skanera.Prowadzenie elektronicznej dokumentacji w narzędziu „Obieg Dokumentów” to:
- gromadzenie dokumentacji w wybranym uprzednio formacie (jpg, pdf, doc, xls oraz in.),
- możliwość swobodnego grupowania w odpowiednich katalogach,
- możliwość opisu dokumentów za pomocą cech,walorów
- możliwość łączenia wybranych dokumentów z podmiotami jak również z dowolnymi dokumentami, które zostały wprowadzono do bazy danych programu (faktury, dokumenty magazynowe a także dokumenty księgowe),
- możliwość łączenie niektórych transakcji z dowolną ilością dokumentów w wersji elektronicznej,
- nadawanie uprawnień pracownikom w zakresie edycji i wglądu do dokumentu,
- zgłoszenie osoby odpowiedzialnej za dany dokument.
Wprowadzony do modułu dokument może posiadać własną ścieżkę, według której będzie obsługiwany. Schematy etapów umożliwią definiowanie tych ścieżek. Budowa takiego schematu polega przede wszystkim na wskazaniu powiązań pomiędzy poszczególnymi etapami ścieżki wybranego dokumentu.
Każdy operator korzystający z programu posiada własną skrzynkę, w której gromadzą się informacje o tym, jakie etapy powinien obecnie wykonać. Korzystając z narzędzia „Obieg Dokumentów” można w prosty sposób rezerwować czas w terminarzu pracownika jaki potrzebny jest na obsługę zadań przypisanych mu z dokumentem, a we właściwym momencie użytkownik może otrzymać przypomnienie o nadchodzącym terminie wykonania zadania korzystając z dodatku do programu – „Przypominacz”
Archiwum wydruków
Zgodnie z rozporządzeniem wydanym przez Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur drogą elektroniczną a także zasad ich przechowywania oraz formy udostępniania organowi podatkowemu lub też organowi kontroli skarbowej, Użytkownik ma prawo do przechowywania kopii wystawionych uprzednio Faktur VAT w formie elektronicznej. W module jest to możliwe dzięki zastosowaniu kopii wydruków elektronicznych. Comarch ERP Optima „Obieg Dokumentów”daje możliwość tworzenie elektronicznych kopii wydruków, które zostały wykonane w programie. Kopie te zapisywane są w rozszerzeniu PDF i są udostępnione w Archiwum wydruków. W momencie wydruku wraz z kopią elektroniczną, w sposób automatyczny tworzy się powiązanie pomiędzy danym dokumentem a kopią znajdującą się w Archiwum. Kopia ta tworzona jest przy każdorazowym wydruku.