Ta część oprogramowania została stworzona tak, by wymiana informacji pomiędzy Przedsiębiorstwem Komunikacji a jego klientami przebiegała bez zakłóceń. Narzędzie tworzą dwa segmenty:
• IBOK Administrator
• IBOK Portal Internetowe
IBOK Administrator – Moduł dostępny jedynie dla pracowników przedsiębiorstwa pozwalający na zarządzanie zawartością i wyglądem IBOK Portal. Umożliwia on ustalanie harmonogramów publikacji komunikatów i dokumentów a także nadzorowanie serwisu internetowego;
IBOK Portal – Ogólnodostępny serwis internetowy, który zawiera dodatkową, wydzieloną strefę przeznaczoną tylko dla pracowników oraz klientów Przedsiębiorstwa Komunalnego. Korzystanie z serwisu umożliwia każde urządzenie z dostępem do Internetu oraz przeglądarki internetowej (np. komputery stacjonarne, notebooki, PDA czy telefony komórkowe);
IBOK Administrator jest zgodne i kompatybilne z systemem GW-Max (również w warstwie interfejsu użytkownika), dzięki czemu obsługa modułu jest niezwykle prosta oraz intuicyjna.
Funkcjonalność modułu Administrator w Internetowym Biurze Obsługi Klienta obejmuje:
- Bieżące informowanie o istotnych zdarzeniach. Udostępnianie dokumentów, które są wzorami aktualnie stosowanych w placówce druków (np. wniosek o wydanie warunków lub podłączenie do sieci, wzory umów, wymagania dot. montażu wodomierza, instrukcje itp.);
- Definiowanie harmonogramów publikacji dokumentów lub komunikatów (oddzielnie dla każdego dokumentu);
- Rozbudowa zawartości portalu przy pomocy “wstawek” zawierających dodatkowe dane wprowadzane bezpośrednio przez pracowników;
- Analizę Dziennika Zdarzeń – podstawowych operacji (logowanie, przeglądanie, pobieranie czy generowanie) w obrębie systemu. Pozwala to na szybkie wykrywanie ewentualnych problemów. Wszystkie zapisy w dzienniku zawierają informacje o typie oraz treści zdarzenia wraz ze stemplem czasowym jego wystąpienia oraz dokładne dane o użytkowniku bądź komputerze, który takie zdarzenie spowodował.
4 strefy w IBOK portal:
Strefa publiczna IBOK
umożliwia wszystkim użytkownikom Internetu szybki i łatwy dostęp do informacji udostępnianych przez Przedsiębiorstwo Komunalne. Strefa publiczna w Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta zawiera takie elementy, jak:
- Bieżące komunikaty dotyczące funkcjonowania zakładu (informacje o konieczności zmiany umowy, zmianę godzin funkcjonowania zakładu, kasy itp.);
- Komunikaty eksploatacyjne (o ewentualnych ograniczeniach w dostawie wody, o dostawach wody w beczkowozach, o planowanych remontach sieci wodociągowej, o występujących awariach);
- Wzory aktualnie stosowanych dokumentów (np. wniosek o wydanie warunków czy podłączenia do sieci, wzory umów, wymagania dotyczące montażu wodomierza, instrukcje). Udostępniana dokumentacja jest możliwa do pobrania i wykorzystania po wypełnieniu jej przez kontrahenta;
- Narzędzia pozwalające na wysyłanie przez użytkowników zgłoszeń eksploatacyjnych (na temat bieżącego funkcjonowania sieci lub problemów w dostawach wody);
- Dane teleadresowe przedsiębiorstwa;
- Narzędzia diagnostyczne.
Strefa klienta
Ta część otwarta jest wyłącznie dla ścisłych współpracowników Przedsiębiorstwa Komunalnego. Daje możliwość:
- wypełniania danych dotyczących zgłoszenia odczytu (formularz),
- wypełniania formularza zgłoszeń zużycia,
- wglądu do faktur oraz ich wydruk,
- szybkiego dostępu do danych klientów oraz danych dotyczących obiektów i usług, które objęte są rozliczeniem,
- dostępu do informacji o formach rozliczenia oraz do danych z cennika,
- dostępu do systemu ułatwiającego stworzenie przekazu lub przygotowania danych niezbędnych do przelewu środków,
- dostępu do terminarza wywozu odpadów,
- kontrolowania normy ryczałtowej.
Strefa pracownika
udostępniana jest wybranym pracownikom Przedsiębiorstwa Komunalnego po zalogowaniu się w systemie. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta daje pracownikom, Pracownicy w zależności obejmowanego stanowiska, możliwość:
- Zdalnego przeglądania wybranych zasobów ukazujących infrastrukturę sieci (domiary zasuw, parametry rurociągów, studzienek kanalizacyjnych, przyłączy oraz wodomierzy);
- Pobierania oraz zwracania paczek danych z zestawów inkasenckich;
- Pobierania oraz rozliczania zleceń na wywóz nieczystości beczkowozem, instalacje wodomierzy, usuwanie napotkanych awarii oraz inne działania;
- Zdalnego obsługiwania terminarza (lista wszystkich terminowych spraw, zadań własnych i zleconych z podziałem na zaległe, bieżące, przyszłe i archiwalne). Możliwe jest ponadto dopisywanie nowych zadań do terminarza własnego, zlecanie spraw do załatwienia podległymi współpracującym pracownikom, zmiana stanu realizacji zadania oraz dopisywanie komentarzy;
- Generowania oraz weryfikacji indywidualnych kont użytkowników (klientów i pracowników) systemu IBOK.
Strefa mobilnego pracownika
pozwala osobom znajdującym się w terenie (m.in. inkasenci, monterzy czy też pracownicy służb technicznych) na szybki dostęp do wszystkich potrzebnych danych. Dzięki temu modułowi w Internetowym Biurze Obsługi Klienta mają oni równoprawny wgląd w istotne informacje, niezależnie od miejsca, w jakim aktualnie pracują.
